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Les congrès et manifestations évoluent pour rester attractifs. Quelles sont les clés du succès dans le secteur médical ?

Mardi, 22 Mai, 2018 - 15:30

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Après 10 ans d’expériences très riches dans l’univers des congrès e-santé en France, en Europe et aux Etats-Unis – allant de la simple participante à la créatrice, en passant par la fonction de keynote et animatrice, Denise Silber, Présidente de Basil Strategies, a vu émerger de nouvelles attentes de la part des congressistes.

illustrationPour y répondre, Basil Strategies a lancé en 2018 un nouveau service pour organisateurs d’événements, associations professionnelles ou entreprises : « Doctors 2.0 & You, le congrès dans un congrès ». Ces services renforcent l’attractivité des congrès grâce à de nouvelles approches du programme, à l’intégration de patients, à des concours de startup, à la génération de buzz. « Des coopérations Doctors 2.0 & You sont en cours. Une avec la Fondation de l’Académie de Médecine pour le congrès FAMx Paris, une deuxième, à l’occasion des Assises de la médecine romande à Genève, en octobre 2018, et une troisième pour un congrès international en 2019. »

 

Comment faire évoluer les congrès et événements médicaux ?

Les congrès et rencontres médicaux sont destinés à évoluer tant sur le fond que sur la forme. Une conférence qui conserve le même format et les mêmes intervenants nous lasse. Les salles de conférences sont de plus en plus vides, et les congressistes au café, voire chez eux. Les nouvelles technologies ont évidemment un impact. Les informations sont disponibles en temps réel grâce au « LiveTweet » et au « LiveStream » sur YouTube. Les résumés sont souvent envoyés par newsletter dans les 24 heures. Et l’offre augmente parce qu’il est désormais plus facile d’organiser une réunion grâce à tous les outils en ligne. Par conséquent, les participants potentiels se trouvent face à une offre débordante et le nombre de « no-shows » est significatif, qu’il s’agisse d’une réunion à entrée gratuite (jusqu’à 30 à 50%) ou d’une rencontre payante (20 à 25%).

Est-ce la fin des congrès et événements médicaux ? Absolument pas. La rencontre dans la vie réelle et l’opportunité de s’éloigner de son quotidien sont des activités bénéfiques et recherchées par les participants. La possibilité de découvrir quelqu’un ou quelque chose au hasard des rencontres enrichit la vie professionnelle.

Mais, pour réussir, il faut connaître et jouer sur trois grandes tendances : l’évolution des règles de notre société, de la communication et de l’innovation en santé.

1) La société devient participative. Les cercles restreints d’experts déjà connus ne sont plus à lamode. Il faut s’ouvrir à l’intelligence collective et à la diversité des intervenants. Un événement annuel aux Etats-Unis, SXSW, collecte des propositions de panels et les fait voter par les futurs participants. De la même manière, les comités des congrès médicaux doivent s’ouvrir et se diversifier. Une charte qui s’appelle « patient-included » a été créée et des congrès qui impliquent les patients dans leur organisation – en respectant certaines règles – peuvent revendiquer ce label. Cela fait partie de la mission de Doctors 2.0 & You, qui a été le premier congrès à être « patient-included », de promouvoir cette charte.
 

2) Les thèmes portant sur la santé numérique, sur la relation entre professionnel et patient, ainsi que sur les techniques de communication intéressent les professionnels ; à condition de présenter des informations validées et d’aborder aussi la question de l’intégration de ces nouveautés dans la pratique quotidienne.
 

3) La qualité de la communication avant et pendant le congrès doit être soignée. Des articles courts avant l’événement et promus sur les réseaux sociaux donnent envie de participer. Les interventions se professionnalisent, car les participants n’acceptent plus une communication scientifique ennuyeuse. Les diapositives, s’il y en a, privilégient des images avec peu de texte. Des séquences vidéo sont couramment montrées. Le logiciel Prezi permet davantage de raconter une histoire que par Power Point. Des échanges, des interviews, des moments informels sont introduits pour rendre le programme plus interactif.
 

4) Twitter est de plus en plus utilisé. Les congrès choisissent un hashtag (court nom précédé d’un dièse) sur Twitter pour permettre aux participants présents et distants de communiquer. Depuis plusieurs années, une compagnie en Californie, Symplur, répertorie en ligne les hashtags des congrès médicaux et permet de connaître les statistiques, voire de visualiser le réseau « tweetos » sur un écran pendant le congrès.
 

5) Le networking prend de l’importance avec un volet digital et un autre InRealLife. Certains congrès utilisent une application mobile pour favoriser le networking, bien que, souvent, le nombre de participants qui s’y inscrivent est faible.
 

6) Prolongeant l’aspect participatif, les trophées et les hackathons se multiplient. Pour les trophées, les candidats soumettent un dossier, comme pour un Oscar, et l’événement est construit autour de la remise des prix. Les hackathons peuvent s’insérer dans un congrès existant ou constituer un événement à part entière.
 

7) Le congrès peut être projeté via une caméra 360° permettant aux participants à distance de bénéficier d’une meilleure place que les personnes dans la salle. Ce n’est pas par hasard que Cedars Sinai, à Hollywood en Californie, a enregistré en 360° son nouveau congrès dédié à la réalité virtuelle médicale. J’ai pu voir à quel point la réalité virtuelle médicale thérapeutique fait appel aux compétences vidéo poussées.
 

8) Et enfin, le congrès laisse désormais une trace a posteriori sur Internet, à la fois grâce aux vidéos des interventions et aux blogposts et Tweets des participants. À ce titre, les congrès où les participants sont les bienvenus ont le plus d’échanges et d’écrits par la suite.

 

En conclusion, tout congrès ou événement peut s’améliorer, à condition que le sujet intéresse son public. A partir de là, on peut restructurer le programme, ajouter de l’interactivité, de la communication… en s’y prenant un an à l’avance… Et avec un esprit très ouvert !

Denise Silber

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